Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как корректно запросить информацию». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Перед тем, как выбирать способ отправки, необходимо определить, носит ли запрос официальный процессуальный характер. Если получатель однозначно обладает необходимыми сведениями и обязан их выдать, следует направить запрос посредством Почты России, заказным письмом с уведомлением о вручении. Так на руках у отправителя останется подтверждение обращения, которое в последствии выступит основанием для подачи искового заявления в суд. Если контрагент или государственное ведомство умышленно утаивают какие-то данные, заявитель вправе истребовать их в судебном порядке. Недобросовестному держателю информации в любом случае придётся их выдать, а также понести ответственность в соответствии с действующим законодательством.
Рассказываем, как правильно составить запрос
Руководствуясь положениями № 59-ФЗ, а также устоявшимися правилами делового документооборота, начинаем составление запроса с обозначения, кому и от кого он направляется. В первую очередь прописываем сведения о получателе, а затем и об отправителе. В правом верхнем углу листа бумаги укажем ФИО руководителя организации, занимаемую им должность, а также полное название частной фирмы или государственного учреждения. Здесь же оставляем аналогичный набор сведений о себе как о заявителе.
Следующим шагом мотивируем, почему нам необходимы запрашиваемые сведения. Следует отметить, что мотивация необходимо лишь в некоторых ситуациях. Если речь идёт об открытых сведениях, этот блок можно пропустить. Ниже по документу пишем слово «прошу» и оставляем полный перечень необходимых к получению сведения. Все из них можно оформить в столбик, по списку.
Как правильно написать?
Важно! В переписке следует четко придерживаться официального стиля. Лирические отступления и все, что вы хотели бы сказать о работе государственных органов, затруднят понимание сути вашей проблемы.
Запрос пишется в произвольной форме, но обязательно должен содержать следующие пункты:
- В шапке запроса указывается полное наименование учреждения-получателя. Допустимо как обращение к конкретному специалисту, так и общие формулировки: «в юридический отдел», «в управление делами» и т.д.
Обязательно указание реквизитов для обратной связи – фамилия, имя отчество, адрес и контактный телефон гражданина, либо наименование и данные организации, от имени которой осуществляется запрос.
- В основной части запроса необходимо четко сформулировать вопросы, на которые вы хотите получить ответ. Не следует прибегать к общим фразам и писать «прошу предоставить информацию о вашей деятельности за такой-то период».
Если вы запрашиваете сведения по различной тематике, запрос разбивается на подпункты, каждый из которых пронумеровывается.
Запрос на предоставление документов
Для оформления различных деловых и личных вопросов часто необходимо предоставить определенные документы. В данной статье мы рассмотрим разновидности запросов на предоставление документов, кому и как следует отправить запрос, а также предложим образцы составления запроса.
При составлении запроса на предоставление документов важно определить, какие документы вам требуются. Как правило, в запросе следует указать четкую информацию о необходимых документах, их количестве и форме предоставления. Также необходимо указать крайний срок предоставления документов, если он у вас имеется.
Есть различные варианты отправки запроса на предоставление документов. Самый распространенный вариант – направить запрос по электронной почте. Для этого следует отправить письмо на адрес электронной почты организации, ответственной за предоставление документации.
Когда пишется письмо о предоставлении информации или документов
Письма-запросы предназначены для получения дополнительной информации и документации, необходимых в жизненных и деловых ситуациях. Они адресуются:
- законодательным и исполнительным органам государственной власти, их территориальным подразделениям;
- деловым партнерам;
- контрагентам;
- головному предприятию и нижестоящей организации;
- дочерней фирме;
- обособленному подразделению;
- органам корпоративного управления;
- поставщикам товаров, работ и услуг населению.
Письмо-запрос — документ, имеющий юридическую силу, поэтому оно:
- должно иметь все необходимые реквизиты;
- составляется в соответствии с государственным регламентом, если адресован госорганам.
| Что запрашивают в госорганах | Коммерческие и потребительские запросы |
|---|---|
|
|
Как оформить письмо запрос о предоставлении информации — скачать образцы
Деловое письмо относится к категории документации особой важности. Информационные письма наиболее часто встречаются в практике делопроизводства. Составлять по установленным образцам, закрепленным в ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Обмен письмами может осуществляться между разными компаниями, структурными подразделениями одной организации, должностными или уполномоченными лицами. В статье рассмотрены особенности составления письма запроса о предоставлении информации и оформления ответа на него, а также приведены образцы для бесплатного скачивания.
- В каких случаях оформляется письмо запрос
- Как написать о предоставлении информации
- Скачать образец
- Как написать ответ?
- Пример ответного письма на запрос
- Выводы
Кто составляет документ
Документ создается от имени учреждения. Готовить текст сообщения может любой сотрудник. Чаще всего к составлению привлекают специалистов, которые разбираются в направлении запроса. Важным условием является действие работника в интересах своего руководства и организации.
Готовить документ может сам руководитель. При привлечении сотрудников к составлению письма важно провести согласование текста сообщения с начальником. Если не сделать этого, то могут появиться спорные и конфликтные моменты, недоразумения. Предварительное утверждение исключит такие ситуации.
Выделяют письма, которые должны передаваться лично в руки адресату. В этом случае составлять документы должен сам директор. Он направляет запрос непосредственно руководству другого предприятия. Вскрывать такую корреспонденцию запрещено всем, кроме получателя.
Вне зависимости от того, какой именно образец используется, сроки ответа на запрос определяются исходя из традиций деловой этики. Поскольку в законодательстве подобный вопрос никак не регулируется, компании сами вправе решать, какое время им понадобится для ответа. Обычно срок составляет 10-15 рабочих дней.
Если это время неизбежно увеличивается (например, для получения необходимых сведений понадобится сделать запросы, которые также отнимут время), целесообразно уведомить об этом отправителя. Составляют ответное послание, в котором указывают, что письмо принято в работу и обозначают примерные сроки ответа.
В некоторых случаях сроки ответа регулируются на уровне законодательства или внутренних регламентов компании. Например, государственные органы и банковские организации, как правило, должны предоставить ответы в течение 30 календарных дней.
Кто составляет и подписывает сопроводительное письмо
Составлением таких документов занимается делопроизводитель или секретарь. При отсутствии такого специалиста в компании эти обязанности выполняет сотрудник, ответственный за отправку документов. Это может быть бухгалтер, если бумаги отправляются в ФНС или ПФР, или менеджеры по продажам, если получатель — потенциальный контрагент.
При подписании письма нужно помнить об этике делового общения. Если письмо обращено к руководителю организации, то и подписывать его должен руководитель, поскольку равный обращается к равному. Для выполнения поручений или для связи в конце письма указывают контакты ответственного сотрудника, к которому получатель и будет обращаться за консультацией или по другим вопросам. Например, указывают контакты бухгалтера, менеджеров, консультантов и т.д.
Общение – один из ключевых аспектов в деловой сфере. Каждый день поступают сотни запросов и обращений к организациям, и часто очень важно правильно определить контактную информацию и форму общения.
Если необходимо запросить какую-то информацию, то необходимо сначала определить конкретный вопрос, который вы хотите задать. От этого зависит, какую документацию или данные необходимо предоставить в ответе. Также стоит помнить о смысле запроса – важно его ясное и чёткое изложение, чтобы избежать недопонимания и дополнительных вопросов.
Для отправки запроса на электронную почту необходимо заполнить контакты вашей организации, включая адрес, номер телефона и электронный адрес, а также контакты адресата запроса.
Если запрос связан с оплатой, то в отправляемом письме должна быть указана дата платежа и сумма платежа. Если другие изменения тоже нужны, то также должны быть указаны даты и дополнительные условия.
Важно помнить о том, что ответы на запросы могут поступать как на ваш номер телефона, так и на электронный адрес, указанный в запросе. Также нельзя забывать о подготовке необходимых документов и данных для ответа на запрос.
Если запрос касается каких-то конкретных данных, например, создания заказа или запроса на изменения в меню, то в запросе должна быть указана точная информация, которую необходимо получить.
Возможно, необходимо подготовить официальный документ, например, бланк обращения или специальную форму. Лучше всего, если такие подготовки будут происходить ещё до направления запроса, так как это облегчит получение окончательного ответа.
- Необходимые данные для запроса:
- конкретный вопрос,
- адрес отправления запроса и контакты для ответа,
- дополнительная информация, например, даты оплаты или изменения.
Важно помнить, что обращение должно быть корректным и вежливым, независимо от того, к кому или о ком оно направлено. Ответы на запросы должны быть получены в кратчайшие сроки, поэтому необходимо указывать временные рамки, в которые ответ должен поступить.
В случае, если ответ не был получен в срок, необходимо попробовать другие способы поиска информации, например, обратиться в администрацию или воспользоваться иными контактами организации.
Как написать документ
Способ написания текста обуславливается способом его отправки. Текст может быть исполнен от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Автограф директора в любом случае должен быть «живым», то есть проставлен собственноручно.
Это означает, что даже если было принято решение составить письмо в печатном виде на компьютере, бумагу придётся распечатать на принтере, заверить подписью и отсканировать.
В качестве носителя информации принято использовать фирменный бланк организации, на котором будут прописаны все его реквизиты. Это необходимо для того, чтобы контрагент смог удостовериться в фактическом существовании запрашиваемой сведения фирмы. Также обязательным элементом является обозначение способов обратной связи.
Это может быть номер телефона, почтовый адрес, адрес электронной почты.
Общие правила составления
Если соблюдать общие требования во время написания подобного документа, то можно сэкономить массу времени ускорив получение ответа:
- Первым делом, нужно с точностью и без сокращений прописать наименование органа власти, суда или местного самоуправления, в который посылается запрос. В идеале нужно указать имя, фамилию и отчества руководителя или должностного лица, которое получит данный документ.
- Далее, нужно указать не менее точные сведения о себе. Дело в том, что анонимные запросы в России не принимаются никогда. Точные данные о себе, которые должен написать человек составляющий запрос, чётко прописаны в законодательстве.
- Бумага должна быть написана на государственном языке той страны, в орган которой направляется запрос. Примечательно то, что документ может быть написан на языке республики РФ, в которой находится организация, куда направляется запрос.
- При написании основной части документа следует использовать чёткую и лаконичную речь с элементами переписки делового типа. Не следует тратить слова на обоснования крайней важности получения запрашиваемых сведений.
- Ещё при составлении необходимо ссылаться на определённые законы РФ, которые гарантирую получение нужных сведений.
Как пишется:
- Запрос на предоставление информации. В такой ситуации не нужно требовать данные без объяснений причин или в форме ультиматума. Самым правильным решением будет начать документ с краткого обращения и объяснения причин.
О том, как составить запрос на предоставление информации в банк, рассказано в этой статье, а здесь вы узнаете о тонкостях запроса информации в налоговую.
В каких случаях обязательно отвечать на запрос
Необходимо уточнить, на каком основании направляется запрос. Большинство государственных структур способны требовать данные, связанные с работой частной компании и деятельностью бюджетной организации. Например:
Кроме того, данные необходимо предоставлять контрагентам, если это необходимо исходя из заключенного между сторонами договора. Например, о порядке поставки товаров, наличии груза на складе и так далее. Еще такие письма направляют лица, связанные по договору оферты. Например, уточнение цены товара в онлайн-магазине, вопрос о наличии свободных вакансий, о графике работы торговой точки.
Важна мотивация. В документе необходимо указывать, на основании чего он направляется (например, «в рамках рассмотрения дела №… от …» или согласно договору оферты №… от…). Если мотивации нет или она указана не четко — следует отказ. Также отказывают в подаче информации при отсутствии на запросе необходимых подписей и печатей, наличии ошибок в реквизитах и других подобных ситуациях.
Общие правила написания ответа
В первую очередь следует помнить о том, что ответ должен писать именно тот сотрудник предприятия, на имя которого писалось первоначальное письмо. Исключения возможны только для тех случаев, если этот сотрудник по каким-либо причинам отсутствует (больничный, командировка. увольнение) – тогда ответ может написать тот, кто замещает отсутствующего на данный момент времени.
Язык и подача послания должны зеркально отражать письмо-запрос. Иными словами, в тексте желательно использовать ту же форму обращения, которую применил отправитель запроса, ту же лексику, терминологию, языковые обороты и последовательность изложения, конечно, при условии, что автор инициативного послания проявил себя как грамотный и корректный человек.
Нужно обязательно указывать ссылку на номер и дату входящего послания, но при этом нельзя повторять ошибки, допущенные автором запроса и нежелательно указывать на них в ответом письме (только если это не относится к конкретной деятельности фирмы).
Ответ на запрос может быть как положительным, так и отрицательным.
Кроме того, при отказе на запрос хорошим тоном будет сообщить его автору информацию о том, при каких обстоятельствах ответ может стать положительным.
В любом случае, ответное письмо должно быть составлено в максимально вежливой форме. Желательно избегать пустых отписок и даже при отсутствии необходимой информации писать ответ нужно сдержанно, вежливо и уважительно по отношению к автору запроса. Грубость, ровно как и заведомо ложные сведения совершенно недопустимы.
Письмо-запрос подтверждения информации
В этом виде запроса необходимы точные сведения о том, кто подал заявление с обоснованием, какое он имеет право на подтверждение необходимой информации. Такой запрос нужно писать в правильной и недвусмысленной форме. Обязательно указать адрес электронной почты.
ОДО «Сприт»
167890, г. Мурманск, ул. Задорнова, 89, оф.98
ИНН 564356234
Тел. (495) 700-54-13, факс (495) 700-54-12
В ОАО «Зорька»
11345672, г. Мурманск, пер. Речной, 27
31.08.2021 г., исх. № 23/7
О подтверждении занятия должности заместителя начальника отдела статистики
Просим подтвердить информацию о том, занимала ли Лаптенко Ираида Валерьевна должность заместителя начальника отдела статистики в обществе с ограниченной ответственностью «Зорька» с ноября 2018 года по сентябрь 2021 года.
Образец письма-запроса о разъяснении
«Уважаемый Александр Петрович!
В целях предотвращения возможных спорных моментов прошу Вас максимально подробно описать процедуру доставки макак-резусов с территории Северного Вьетнама. Какие транспортные средства используются на каждом этапе, есть ли опасность для жизни и здоровья особей, на какой максимальный срок я должен рассчитывать? С нетерпением жду Вашего ответа».
Составляйте письмо по приведённым образцам и не забывайте о вежливости и деловой этике. В запросе не должно быть угрожающих фраз, ультиматумов и обещаний отправиться с жалобой в официальные инстанции, если не будет ответа. Максимально корректно излагайте свою просьбу, даже если получатель явно не хочет её исполнять. А если ответ так и не придёт (либо если вам отправят официальный отказ в предоставлении данных), придётся прибегать к более серьёзным мерам – например, к написанию письма-предупреждения.
Вне зависимости от того, какой именно образец используется, сроки ответа на запрос определяются исходя из традиций деловой этики. Поскольку в законодательстве подобный вопрос никак не регулируется, компании сами вправе решать, какое время им понадобится для ответа. Обычно срок составляет 10-15 рабочих дней.
Если это время неизбежно увеличивается (например, для получения необходимых сведений понадобится сделать запросы, которые также отнимут время), целесообразно уведомить об этом отправителя. Составляют ответное послание, в котором указывают, что письмо принято в работу и обозначают примерные сроки ответа.
В некоторых случаях сроки ответа регулируются на уровне законодательства или внутренних регламентов компании. Например, государственные органы и банковские организации, как правило, должны предоставить ответы в течение 30 календарных дней.
Какую информацию можно предоставить по запросу
Конечно, информация ограниченного доступа, содержащая государственную, коммерческую или служебную тайну не будет предоставлена третьим лицам, не имеющим прав на такие сведения. Не подлежит распространению личная информация, персональные данные. Компания может направить письмо о предоставлении информации в государственные органы и получить, например:
- сведения из Единого Государственного Реестра Юридических Лиц (ЕГРБЛ);
- информацию о дисквалифицированных по решению суда лицах;
- сведения о владельцах объектов недвижимости, в том числе земельных участках и строениях;
- сведения из информационной системы обеспечения градостроительной деятельности и пр.
В случае общения с партнерами , контрагентами и иными коммерческими структурами, компания может запросить и получить информацию:
- об ассортименте и стоимости выпускаемых или поставляемых продукции и услуг;
- о технических характеристиках продукции, ее наличии;
- способах и сроках доставки товаров и продукции.
Кроме того, письмо о предоставлении информации может содержать просьбу о направлении в адрес предприятия каких-либо документов или их заверенных копий, а также, например, образцов продукции.