Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Оформление трудовых книжек в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Переход от бумажных трудовых книжек к электронным в 2024 году требует определенных действий со стороны работодателей и работников. В первую очередь необходимо получить необходимые документы для переноса записей в электронный формат.
Шаг 1. Получить заявления
Шаг 1. Получить заявления оформить и сдать бумажные трудовые книжки в Минтруда или в подразделения Государственных служб занятости населения (СЗВ-ТД).
- Работодатели должны выдать работникам заявление о переходе от бумажной трудовой книжки к электронной.
- Работники должны получить заявление от работодателя и проверить его на достоверность и корректность информации.
- Работники должны сдать свои бумажные трудовые книжки в Минтруда или в подразделения СЗВ-ТД.
Порядок хранения трудовых книжек
Порядок не содержит правила, согласно которому для учета трудовых книжек используются приходно-расходная книга по учету трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. То есть учет трудовых книжек, бланков трудовой книжки и вкладыша в нее работодатель вести должен (п. 39 Порядка). Но он не обязан использовать приходно-расходную книгу и книгу учета движения книжек, вкладышей. Согласно п. 40 Порядка работодатель самостоятельно разрабатывает книги (журналы) по указанному учету.
Требования к таким разрабатываемым книгам (журналам) указаны в п. 40 Порядка. При учете движения фиксируются сведения о трудовых книжках, принятых от поступивших на работу, а также о трудовых книжках и вкладышах в них, выдаваемых работникам вновь, с указанием их серии и номера. В книгу (журнал) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков и вкладышей, с указанием серии и номера каждого бланка. Указанные документы учета должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, печатью организации (при наличии). Отметим, что сургучная печать или пломбиратор уже не требуются.
При этом использование учетных книг (журналов) допустимо – работодатели, не жалеющие тратить время на разработку новых бланков, могут вносить записи в имеющиеся привычные учетные документы.
При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша. Указанную запись следует делать на титульном листе трудовой книжки, а если там места нет, то на титульном листе первого вкладыша (п. 33 Порядка).
* * *
Итак, количество разворотов в «трудовике» меняется. Порядок позволяет использовать технические средства для внесения записей. Сведения об образовании скорректированы, алгоритмы ведения трудовой книжки госслужащим, совместителям и «дистанционщикам» дополнены. В Порядке регламентированы действия в ситуации, когда сведения, внесенные в трудовую книжку, оказались ошибочными. Установлены новые сроки, в которые работодатель обязан выдать работнику на руки трудовую книжку. Разрешено не использовать приходно-расходную книгу и книгу учета движения при выдаче трудовых книжек и вкладышей, однако учитывать книжки и вкладыши необходимо.
Основные изменения в бланке
- На титульном листе больше не отражаются сведения о незаконченном высшем или среднем образовании. В соответствующих графах информация указывается в рамках уровней общего и профессионального образования: среднее, полное общее, бакалавриат, магистратура, специалитет, повышение квалификации и т.д.
- Для указания даты рождения работника и для даты заполнения трудовой в новом бланке используются пустые графы. Специальный формат для указания дат, который применялся ранее, отменили.
- На титульнике появилась отметка «при наличии» для места печати. Это изменение соответствует действующим нормам, согласно которым компании не обязаны иметь свою печать.
- Число разворотов для заполнения сведений о работе увеличено до 14, а для сведений о награждениях — уменьшено до 7. В соответствии с утверждённой формой трудовой книжки вкладыш также должен изготавливаться с учётом уменьшенного количества разворотов: 12 для сведений о работе и 5 — для награждений.
Заполнение трудовой книжки
Многие положения Порядка повторяют зафиксированные ранее в Инструкции и Правилах. Однако появились и новые. Например, затрагивающие дистанционных сотрудников. В частности, в абз. 2 п. 2 Порядка прописано, что сведения о трудовой деятельности в трудовую книжку дистанционщика вносятся по его желанию и при условии предоставления книжки работодателю. К слову, отправить ее можно в том числе по почте заказным письмом с уведомлением.
Заполнять трудовые книжки с 01.09.2021 рекомендуется только световодостойкими чернилами (пастой, краской, гелем) черного, синего или фиолетового цвета. Сейчас, напомним, также допускается использование перьевой, гелевой и ручки-роллера. Кроме того, разрешено вносить записи не только вручную, но и с использованием технических средств или в виде оттиска штампа (печати) (абз. 2 п. 3 Порядка).
Уточнено, что изменение записей в трудовых книжках о Ф.И.О. и дате рождения производятся на основании документов со ссылкой не только на их номер и дату, но также орган, выдавший документ (п. 7 Порядка). Ранее подобного требования не было.
Все записи о работе, постоянном переводе, квалификации, награждениях вносятся в трудовую книжку:
- не только на основании приказа (распоряжения), но и иного решения работодателя;
- в течение 5 рабочих дней, а не в течение недели, как было указано раньше (п. 9 Порядка).
Появились разъяснения о том, как вносить запись в случае признания временного перевода постоянным (абз. 6 п. 10 Порядка). Так в разделе «Сведения о работе»:
- в графе 1 ставится порядковый номер записи;
- графе 2 – дата фактического начала исполнения работником обязанностей в связи с временным переводом (а не когда он стал постоянным);
- графе 3 – наименование структурного подразделения организации, наименования должности / работы, специальности, профессии с указанием квалификации;
- графе 4 – даты и номера приказов (распоряжений, иных решений работодателя), на основании которых работник был переведен временно и на постоянной основе.
Раньше, напомним, ситуация эта прописана в Инструкции не была. Из-за этого на практике в трудовую книжку вносили запись о преобразовании временного перевода в постоянный кто как хотел:
- кто-то предлагал указывать приказ (и дату кадрового мероприятия) о постоянном переводе,
- кто-то приказ и дату временного перевода, который позже трансформировался в постоянный,
- а ряд специалистов рекомендовали ссылаться на оба приказа.
Теперь же проблема решена – указывать надо дату, когда работник был переведен временно, и оба приказа. Правда, написано в Порядке это довольно коряво: «в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого работник был временно переведен и на основании которого работник переведен на постоянной основе» (см. Пример 1).
Выдача трудовой книжки работнику
Выдача трудовой книжки вынесена в отдельный раздел и туда включены все случаи, когда работодатель должен выдать сотруднику трудовую книжку (не только при увольнении). Дописали, что если работник решил отказаться от бумажной трудовой книжки, то работодатель должен выдать ее не позже 3 рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления (либо не позднее дня увольнения, если такое заявление подано накануне расторжения трудового договора с работником) (п. 35 Порядка). Причем, запись должна быть следующей:
- в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи,
- графе 2 – дата выдачи трудовой книжки на руки (обратите внимание: в Примере 4 даты заявления и выдачи книжки на руки отличаются);
- графе 3 делается запись «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации»;
- графе 4 указывается заявление работника, с датой и номером его регистрации.
Какие данные включают в электронные трудовые книжки (ЭТК)
- Организации, где работник трудится:
- Название организации;
- ИНН;
- ОГРН;
- Адрес места работы;
- Телефон;
- Должности, которые работник занимал:
- Название должности;
- Тарифный разряд или уровень;
- Дата начала работы на данной должности;
- Дата окончания работы на данной должности (если есть);
- Периодах работы:
- Дата начала работы в организации;
- Дата окончания работы в организации;
- Общая продолжительность работы;
- Видах деятельности:
- Основная и (при наличии) дополнительная специальность;
- Род деятельности (работы);
- Качестве строительных рабочих и рабочих промышленности:
- Профессии строительных рабочих;
- Профессии рабочих промышленности;
- Начислениях и выплатах:
- Начисленной и выплаченной заработной плате;
- Отпускных;
- Премиях;
- Других выплатах;
- Трудовом поведении:
- Сведениях о дисциплинарных взысканиях;
- Нарушениях трудовой дисциплины.
ЭТК позволяет хранить всю необходимую информацию о трудовой деятельности работника в удобном и электронном формате. Также она удобна для работы работодателей и служб занятости, которые могут получить доступ к данным для проверки рабочего стажа и трудовой истории работника.
Государственные приоритеты в системе вносимых записей
- Учет трудовой деятельности населения. Одной из главных задач системы вносимых записей является учет и отражение фактической трудовой деятельности граждан. Для этого в трудовой книжке указываются все места работы, должности, периоды занятости и основные сведения о выполнявшихся работах.
- Соблюдение трудовых прав и обязанностей. Важным приоритетом является соблюдение трудовых прав и обязанностей работников. В трудовой книжке отражаются все виды трудовых отношений, а также информация о выполнении трудовых функций и выполнении трудовых договоров.
- Социальная защита и льготы. Государство обеспечивает социальную защиту работников и предоставляет различные льготы. В трудовой книжке могут быть указаны сведения о получении пособий по временной нетрудоспособности, стажевых надбавок и других видов государственной поддержки.
- Повышение квалификации и профессиональное развитие. Система вносимых записей также отражает информацию о повышении квалификации и профессиональном развитии работников. В трудовой книжке может быть указано о прохождении курсов повышения квалификации, профессиональных тренингов и других мероприятий, способствующих росту профессионального уровня.
- Дополнительные отметки и сведения. Кроме основных приоритетов, система вносимых записей позволяет отражать дополнительные отметки и сведения. В трудовой книжке могут быть указаны награды и поощрения работника, заметки о профессиональных достижениях и другие события, имеющие значение для трудовой биографии работника.
Появление электронной версии
Каждому работнику, начиная с 2024 года, будет выдана электронная трудовая книжка, которая является официальным и полноценным документом, приравненным к традиционной печатной версии.
Электронная версия трудовой книжки представляет собой электронный документ, хранящийся в специальной базе данных, доступ к которой имеют службы занятости, работодатели и сами работники.
| Преимущества электронной версии |
|---|
| 1. Удобство и доступность хранения информации. |
| 2. Возможность быстрого и точного поиска необходимой информации. |
| 3. Исключение возможности потери или порчи трудовой книжки. |
| 4. Улучшение процесса контроля со стороны служб занятости. |
| 5. Возможность получения данных о трудовой истории в онлайн-режиме. |
Кроме того, электронная версия трудовой книжки позволяет работникам самостоятельно и оперативно вносить изменения в свою трудовую деятельность, такие как записи о новых местах работы или обновление личных данных.
Переход к электронной версии трудовой книжки обещает значительно упростить и сократить бюрократические процедуры, связанные с трудовой деятельностью граждан. Это является важным шагом в прогрессе и цифровизации учета труда, который позволит более эффективно управлять работой и контролировать соблюдение трудовых норм.
Новые требования к оформлению трудовых книжек
В 2024 году вступят в силу новые требования к оформлению трудовых книжек, которые необходимо учесть при оформлении записей в 1С.
Первое изменение касается вида оформления трудовых книжек. Теперь все записи должны быть оформлены печатными буквами и прилагаться к каждой записи цифровая копия. Также требуется указывать контактную информацию работника, включая телефон и адрес электронной почты.
Второе изменение связано с приведением трудовых книжек в соответствие с едиными образцами и формами. Теперь требуется указывать все предыдущие места работы в хронологическом порядке с указанием дат начала и окончания работы, а также должности, которые занимал работник.
Другое нововведение относится к разделу о причинах увольнения. Теперь в трудовых книжках необходимо указывать причины, по которым работник увольнялся с предыдущих мест работы, а также указывать данные о расторжении трудового договора.
Как заполнить электронную трудовую книжку?
Переход от бумажных трудовых книжек к электронным произойдет в 2024 году. Электронные трудовые книжки перенесут все записи из бумажных. Для получения электронной трудовой книжки необходимо сдать бумажные и получить заявления из тк.
Шаг 1. Заполнить заявление на получение электронной трудовой книжки в форме СЗВ-ТД. Заявление можно оформить как в бумажной, так и в электронной форме.
Шаг 2. Сдать заявление на получение электронной трудовой книжки в Государственную службу занятости. Проверить возможность выдачи электронной трудовой книжки.
Шаг 3. Получить электронную трудовую книжку и заполнить информацию о предыдущих местах работы. Для этого необходимо предоставить бумажные записи трудовых договоров, а также сдать отчетность в форме 1, 2, 3-ТК.
В электронной трудовой книжке будут отражаться все сведения о трудовой деятельности, в том числе и о доходах. Перед переходом на электронный формат необходимо проверить записи в текущей трудовой книжке.
Какие данные можно найти в электронной трудовой книжке?
С 2021 года работодатели были обязаны сдать бумажные трудовые книжки и выдать работникам электронные. В электронной трудовой книжке можно получить записи о трудоустройстве с момента принятия на работу и до текущего момента.
В электронной трудовой книжке принимается отчетность сотрудника, работавшего на предприятии до перехода на электронные носители в 2021 году. Оформить заявления на получение каких-либо документов, проверить данные и избежать ошибок можно на сайте трудовой инспекции.
Если сотрудник был трудоустроен до введения электронных трудовых книжек, ему необходимо получить официальную копию бумажной трудовой книжки, которую можно использовать в качестве основания для переноса всех записей в электронный формат.
В электронной трудовой книжке можно просмотреть записи о всех заключенных контрактах, датах начала и окончания работы, стаже, зарплате и выплаченных пособиях. Эта информация доступна как работодателю, так и работнику.
Шаг 7. Сдайте бумажные носители для переноса трудовой отчетности в электронную форму
Чтобы правильно оформить этот шаг, нужно обратиться в СЗВ-ТД, где вы получили заявления о переходе на электронную трудовую книжку. Время выполнения этого шага зависит от количества бумажных ТК, которые необходимо перенести в электронную форму.
После получения заявлений и проверки записей о ваших трудовых отношениях в электронном виде, вы должны сдать бумажные носители для переноса трудовой отчетности в электронную форму. Для удобства сдачи можно использовать удобный формат СЗВ-ТД.
Во время сдачи бумажных носителей важно обратить внимание на их правильность и целостность. Если на бумажных носителях имеются ошибки или повреждения, то они могут повлиять на процесс переноса отчетности.
После сдачи бумажных носителей, специалисты СЗВ-ТД выполнят процесс переноса трудовой отчетности в электронную форму. В результате все записи из бумажных трудовых книжек будут перенесены в электронные, что позволит получить электронную трудовую книжку.
Оформление перехода на электронную трудовую книжку, включая сдачу бумажных носителей для переноса отчетности в электронную форму, позволяет сэкономить время и упростить процесс получения и предоставления трудовых данных.
Чтобы выполнить этот шаг, обратитесь в СЗВ-ТД и оформите заявления на переход на электронную трудовую книжку. Получите и проверьте записи о ваших трудовых отношениях в электронном виде, а затем сдайте бумажные носители для переноса трудовой отчетности. После этого вы сможете получить электронную трудовую книжку, в которой будут перенесены записи из бумажных ТК.